Üst düzey yöneticiler her sabah neye bakmalı?

Neden manşet okumak yetmiyor?

Genel haber akışı ilgi çekene göre sıralanır, işinize dokunana göre değil. Sizi asıl ilgilendiren şey çoğu zaman manşet olmaz: ithalat rejimindeki bir gümrük vergisi değişikliği, tedarikçinizin adı geçen bir veri ihlali bildirimi, sektörünüzde açılan bir kamu ihalesi. Bunların hiçbiri gündem olmaz ama karar değiştirir.

Dört başlıklı sabah listesi

On dakikalık rutin

1. Önce uyarılara bakın. Adınızın ya da izlediğiniz bir terimin geçtiği kayıt varsa gün oradan başlar.
2. Sonra sektör başlıklarını tarayın. Başlık okumak yeter; ayrıntı gerekirse kaynağa gidersiniz.
3. Karar gerektiren tek bir şey seçin. Her sabah bir konu, gün içinde bir eylem. Liste uzadıkça hiçbiri yapılmaz.
4. Ekibe iletin. Sizi ilgilendiren bir düzenleme çoğu zaman sizin değil, birinin işidir. İletilmeyen bilgi takip edilmemiş sayılır.

Acil olan ile önemli olanı ayırın

Her şeyin anlık bildirim olmasını istemek, hiçbir şeyin bildirim olmamasıyla aynı sonucu verir: bir süre sonra hiçbirine bakmazsınız. Pratik ayrım şudur. Sabah brifingine bırakılabilecek olanlar: sektörel veriler, akademik yayınlar, genel düzenlemeler. Anında bilinmesi gerekenler: şirketinizin adı, bir tedarikçinin veri ihlali, faiz kararı, izlediğiniz bir ihale.

Ne takip etmemeli?

• Yorum yazıları. Aynı kaynağı okuyup size fikir satarlar. Kararı siz vereceksiniz, kaynağı siz okuyun.
• Anlık piyasa hareketi. Gün içi dalgalanma yönetsel bir karar üretmiyorsa dikkat harcamaya değmez.
• Rakip sosyal medyası. Duyuruları zaten resmi kanallardan çıkar, gerisi gürültüdür.

Sık yapılan hatalar

• Takibi delege edip hiç bakmamak. Bir asistanın süzdüğü liste iyi bir başlangıçtır, ama neyin elenmesi gerektiğini yalnızca kararı veren kişi bilir. Süzgeci bir kez birlikte kurmadan delege etmek gürültüyü aktarmaktan öteye gitmez.
• Her sabah farklı bir yerden başlamak. Rutinin değeri sırasındadır. Sıra değiştiğinde bir gün uyarılar, bir gün veriler atlanır.
• Okuduğunu iletmemek. Bir düzenlemeyi görüp ilgili kişiye geçirmeyen yönetici, o bilgiyi kuruma değil kendine getirmiş olur.
• Bildirim listesini şişirmek. Yirmi anahtar sözcük tanımlayan bir yönetici üçüncü haftada hiçbirine bakmaz. Beş tane iyi seçilmiş kelime, yirmi tanesinden fazla iş görür.
• Kaynağa hiç inmemek. Başlık taramak günlük iş için yeter; karar verilecekse metnin kendisine gidilmelidir. Özet, karar vermeye yetmez.
• Rakip takibini haber sitelerine bırakmak. Bir rakibin marka başvurusu, ihale kazanımı veya sicil değişikliği resmi kaynaklarda haberden önce görünür.

Örnek: bir genel müdürün salı sabahı

Sekiz kırk beş. Önce uyarılar: şirketin adı bir kamu ihalesi ilanında geçmiş, ayrıca izlenen bir rakip yeni bir alt marka başvurusu yapmış. İkisi de manşet olmayacak kayıtlar, ama ikisi de o gün bir şey yaptırıyor. İhale ilanı satış müdürüne, marka başvurusu pazarlama tarafına gidiyor; her biri tek cümlelik bir not ve kaynağa giden bağlantıyla.

Sekiz elli iki. Sektör başlıkları: Resmi Gazete'de sektörü ilgilendiren bir tebliğ değişikliği ve TÜİK'ten aylık dış ticaret verisi. Tebliğ değişikliğinin başlığı yeterince açık değil; genel müdür metni açıp değişen maddeyi okuyor, bunun bir belgelendirme yükümlülüğü olduğunu görüyor ve kalite tarafına iletiyor. Dış ticaret verisine yalnızca kendi ürün grubunun bulunduğu satır için bakıyor.

Sekiz elli sekiz. Günün tek kararı seçiliyor: ihaleye girilecek mi girilmeyecek mi. Bu soru öğleden sonraki toplantının ilk maddesi olarak yazılıyor. On üç dakika sürmüş bir rutinden geriye üç ileti ve bir gündem maddesi kalıyor. Rutini işe yarar kılan şey okunan sayfa sayısı değil, sabah biten üç iletidir.

Kaynakları kim için seçmeli?

Takip listesi kişiye göre değil role göre kurulur. Bir üretim şirketinin genel müdürüyle bir yazılım şirketinin kurucusu aynı dört başlığa bakar, ama başlıkların içi tamamen farklıdır. Üretimde ithalat rejimi, gümrük, standart ve çevre mevzuatı ağır basar; yazılımda veri koruma kararları, kamu ihale duyuruları ve fikri mülkiyet başvuruları öne çıkar.

Pratik yol, listeyi bir kez rolün sorumluluk alanına göre yazmak ve üç ay sonra bir kez gözden geçirmek. Üç ayda bir yapılan tek soru yeterlidir: bu listeden hangi başlık son doksan günde bir karara dokundu? Dokunmayan başlık listeden çıkar. Liste kısaldıkça okunma oranı artar, okunma arttıkça isabet artar.